Um relatório do Comissariado da Auditoria teceu fortes críticas à gestão do acervo bibliográfico e das condições em que milhares de livros estão guardados. O Comissariado fala em números “assombrosos” de livros por processar e situações “absolutamente inaceitáveis”. O ambiente dos depósitos de livros é descrito como “absolutamente repugnante”. Entretanto, o Instituto Cultural (IC) já veio pedir desculpas pela falta de gestão da rede da Biblioteca Pública e pelas “possíveis consequências negativas” para a sociedade

Inês Almeida

O Instituto Cultural (IC) pediu desculpas pela “falta na gestão e no processo dos trabalhos bibliotecários da Biblioteca Pública e pelas possíveis consequências negativas para a sociedade, garantindo proceder a uma prudente auto-análise, operar com estrita obediência do Comissariado da Auditoria (CA) e implementar imediatamente as exigências de melhoria relevantes”.

Foi desta forma que o organismo reagiu ao relatório de auditoria relacionado com a “Gestão do acervo bibliográfico da rede de bibliotecas públicas” divulgado ontem. Perante as fortes críticas patentes no documento, o IC promete “monitorar rigorosamente os trabalhos relacionados, implementar as medidas de melhoria relevantes” indicando também que “fez melhorias imediatas”. “Em relação a este incidente, caso seja descoberto que qualquer pessoal relevante viole o cumprimento dos deveres, o IC irá impor sanções de acordo com a lei e punir severamente”.

O Comissariado foca a atenção em dois pontos particulares: as falhas na catalogação dos livros do acervo público e as condições dos armazéns onde são mantidos milhares de publicações.

No que respeita à catalogação, o CA frisa que em Março de 2016, o Instituto Cultural alterou o sistema informático das bibliotecas públicas, dispondo este mecanismo de uma funcionalidade que auxilia na gestão da compra de livros. “Porém, o IC não a tem sabido aproveitar, representando um desperdício do erário público e revela incapacidade de acompanhamento dos procedimentos de tratamento de livros recém-adquiridos”. “Pior, o IC nunca aproveitou os dados registados nos sistemas informáticos antigo e novo para acompanhar e fiscalizar os procedimentos de tratamento documental”, alerta o relatório.

Esta situação, considera o Comissariado da Auditoria, levou “não só ao aumento drástico do número de livros adquiridos por processar como também impediu a conclusão célere desses procedimentos”.

Segundo o CA, até ao final de Maio do ano passado existiam cerca de 100.000 documentos “registados mas não catalogados ou em vias de arrumação”, sendo que a maioria encontrava-se nessa condição há mais de cinco anos, outros, há mais de 17. “Se compararmos com o acervo das bibliotecas do IC, estes 100.000 documentos seriam suficientes para criar uma nova biblioteca de escala considerável”.

Caixas de cartão empilhadas no Depósito do Oceano contendo livros

“O número de documentos por processar e o tempo em que permaneceram nesta situação são assombrosos, de tal maneira, que o IC nem sequer tinha capacidade de acompanhar adequadamente o andamento dos procedimentos de tratamento documental”, critica o CA, frisando “que houve desordem e falta de gestão no processamento dos livros adquiridos pelo IC”.

Como “principal catalisador” de toda esta situação, o relatório aponta “o pessoal dirigente e a sua passividade, tanto no não aproveitamento do sistema informático, como na sua tolerância perante o facto de haver livros que há 17 anos se encontram por processar”. “Tal situação, tanto na era analógica como na era digital, é absolutamente inaceitável”.

O Comissariado alerta que “se o IC não concluir os trabalhos de processamento dos livros em atraso” e se “continuar todos os anos a gastar milhões do erário público na aquisição de novos livros, sem qualquer critério, o que acontecerá é que o tempo de processamento dos livros recém-adquiridos bem como daqueles que estão há anos por processar irá ser cada vez mais prolongado, agravando o desperdício de recursos públicos”.

Ambiente repugnante

O estado dos dois depósitos de livros situados em dois edifícios industriais, que não faziam sequer parte do foco da auditoria, mereceu também fortes críticas. O IC dispõe de dois depósitos, o Depósito do Oceano e o Central, localizado no Edifício Industrial Tong Lei. Nestes dois espaços encontra-se armazenada “uma parte substancial do acervo bibliográfico das bibliotecas públicas, porém, num ambiente que não assegurava a adequada conservação dos livros”.

“Num dos depósitos encontrou-se uma grande quantidade de dejectos de pragas em cima dos livros e nos corredores e, apesar de esta situação ter sido comunicada à entidade responsável pela gestão do Depósito, nada foi feito durante vários meses. Por outro lado, também se verificou recorrentes problemas de infiltração nas paredes do Depósito Central, facto que demonstra que o IC não foi capaz de lidar convenientemente com estes problemas, elevando o risco de danos ao acervo”, destaca o CA.

Dejectos no Depósito Central (foto tirada a 5 de Abril de 2017)

Quanto ao Depósito do Oceano, no Centro Industrial Oceano, “notou-se uma má qualidade do ambiente, com cheiro a mofo”. “Havia livros que se encontravam nas estantes que estavam cobertos de pó e muitos outros encontravam-se guardados em caixas empilhadas no chão, em vez de estarem arrumados nas estantes, como devia ser, pois os computadores e outros equipamentos semelhantes – inutilizados – ocupavam parte das estantes, encontrando-se melhor acondicionados e tratados do que o acervo”.

Além disso, o Comissariado notou que alguns livros “se encontravam roídos ou que tinham folhas em falta ou cujas folhas estavam danificadas” por terem sido incorrectamente arrumados nas estantes. Ao mesmo tempo, “verificou-se que as janelas estavam abertas e que os dispositivos de ventilação não tinham interruptores” e que “nas paredes onde estão colocados os dispositivos de ventilação apresentavam indícios de infiltração”.

Nesse sentido, o CA conclui que “o IC não encara com o profissionalismo devido os diversos trabalhos relacionados com a sua conservação e gestão, o que não só é prejudicial para o acervo, como também, tem efeitos negativos na saúde dos trabalhadores do IC e dos utilizadores das redes de bibliotecas públicas”.

Por outro lado, o IC “demorou cerca de oito anos e meio para concluir, aprovar e implementar uma política de desenvolvimento do acervo, justificando-se com o facto desse Instituto se achar, de acordo com a anterior lei orgânica, sem competência para tal. Por isso, até à entrada em vigor da actual lei orgânica, esta política servia apenas como mera orientação, sem carácter vinculativo”.

É ainda de salientar que o IC “afirmou que não foi possível retirar os dados relativos a todo o acervo devido a problemas com o sistema informático antigo, ou seja, não havia dados estatísticos sobre a proporção dos livros relativamente ao seu tipo e ao idioma em que está escrito”. “Deste modo, mesmo que o IC pretendesse alcançar determinados objectivos relativamente ao acervo bibliográfico, perante a falta de conhecimento do seu estado, não tem sido possível aos trabalhadores procederem à selecção de livros em conformidade com as orientações”.

Aliás, salienta o relatório, “os dados do sistema informático estavam incompletos, havendo certos campos relativos às informações dos livros que estavam em branco”. Portanto, mesmo que o Instituto extraísse os dados estatísticos do sistema, estes não seriam fiáveis”. Destes factos “resulta que o IC nunca prestou atenção e nem sequer encarou com seriedade o objectivo de criar um acervo com qualidade”.

O relatório de auditoria refere que existem quase 100.000 títulos do acervo que se encontram “registados mas não catalogados ou em vias de arrumação”. Em relação a estes, o IC assegura que já foi concluído o processo de catalogação de quase 70.000 títulos que já estão disponíveis para empréstimo e leitura. A catalogação dos restantes 30.000 deve ficar concluída este ano.

Requisições afectadas

Ainda assim, o IC assegurou que, apesar de os livros não estarem assinalados no sistema como estando disponíveis para requisição, a simples indicação no sistema informático de que o livro estaria “registado” implicaria a sua disponibilidade para empréstimo. “Caso um utilizador requisitasse um dos livros nessa situação, bastaria ao IC concluir os procedimentos em falta e notificar o requisitante onde levantar o livro”, garantiu o IC.

Então, o Comissariado fez dois testes. No primeiro, foram escolhidos aleatoriamente 20 dos 79.000 livros “registados mas não catalogados ou em vias de arrumação” procedendo-se à pesquisa dos mesmos na página electrónica da rede de bibliotecas públicas. Apenas 10 dos 20 livros foram encontrados faltando, no entanto, referências quanto à sua localização.

Dejectos nas estantes no Depósito Central (foto tirada a 9 de Junho de 2017)

Dado o insucesso desta experiência, a equipa da autoria realizou uma segunda, “exigindo directamente ao IC que, no prazo de oito dias úteis encontrasse 35 livros” nesta situação, entre os quais os 20 livros do primeiro teste. “O Instituto conseguiu localizar e entregar apenas sete deles”. Assim, “pode concluir-se que o IC não sabia onde se encontravam os livros, tendo havido casos em que alguns dos que estavam em processamento se perderam, apesar de se ter determinado os locais dos trabalhos de registo e catalogação”.

Nas conclusões, o CA frisa que “todos estes problemas são o resultado da passividade das chefias na tomada de decisões e de insuficiências no controlo interno, algo que é comum na Administração Pública”. “Os factos descritos neste relatório não deixa margem para dúvidas acerca dos problemas existentes ao nível da gestão do acervo, porém, ainda assim, tais factos não deixam de ser surpreendentes, pois são contrários aos mais elementares princípios da conservação e valorização do acervo”.

A falta “de uma regular inventariação das colecções” revela também “que o pessoal do IC não possuía uma plena compreensão dos seus deveres e não era proactivo no exercício das suas funções”. “Se o CA não tivesse realizado a auditoria, a direcção do IC continuaria sem ter consciência dos problemas que se foram acumulando ao longo dos anos, podendo até considerar que tudo estava dentro da normalidade, não procedendo, por isso, a quaisquer alterações”. Em particular, a questão da higiene dos armazéns demonstra não apenas “a desconsideração pelos trabalhos básicos de limpeza, como também é reveladora da cultura de trabalho vigente no IC”.

subtitle“Disto resulta que o IC nunca prestou atenção nem sequer encarou com seriedade o objectivo de criar um acervo com qualidade. Pelo contrário, o IC preferiu comprar, sem critério, um grande número de livros”, frisa o relatório do CA. O documento mostra que nos últimos cinco anos o IC gastou cerca de 15,7 milhões de patacas na aquisição de mais de 160.000 livros.

Até à conclusão dos trabalhos de auditoria, o IC não conseguiu entregar uma política do acervo formalmente aprovada.

81.000 livros em Português com registos incompletos

O Comissariado da Auditoria (CA) indica no relatório sobre a situação das bibliotecas públicas que foram encontrados no Depósito do Oceano “cerca de 81.000 livros em Língua Portuguesa cujos registos no sistema informático se encontravam incompletos”. O Instituto Cultural (IC) justificou o sucedido com o facto de as obras terem sido adquiridas antes do estabelecimento da RAEM e com uma alteração ao sistema informático. “Deste modo, desde o estabelecimento da RAEM que não existem os respectivos registos no novo sistema. Contudo, o IC declarou que no presente momento está a proceder aos trabalhos de registo e de catalogação dos referidos livros em Língua Portuguesa”.

Alexis Tam exige relatório sobre melhorias às bibliotecas

O Secretário para os Assuntos Sociais e Cultura já emitiu instruções ao Instituto Cultural (IC) para que, face aos problemas apontados pelo Comissariado da Auditoria, sejam adoptadas medidas de melhoria necessárias e indispensáveis para assegurar a qualidade dos serviços prestados, reforçar a capacidade de gestão do próprio organismo e aumentar a eficácia de gestão, bem como garantir o bom uso do erário público. Além disso, segundo refere uma nota do Gabinete do Secretário, Alexis Tam exigiu ao IC que apresente, “com a maior brevidade” um relatório circunstanciado sobre as medidas de melhoramento adoptadas na gestão das bibliotecas públicas.